Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

Leroy și Asociații SCA („Leroy” sau „Societatea” sau „noi”) este o societate civilă profesională de avocaţi, înființată prin decizia Baroului Bucureşti nr. 190/20.01.2014, cu sediul în str. Gheorghe Șonțu nr. 10-12, apartamentul nr. 9, 011448 Sector 1 Bucureşti, România, având codul fiscal 14520429.

Leroy se angajează pe deplin să prelucreze datele personale ale persoanelor fizice în conformitate cu normele legale aplicabile în vigoare în România, precum și cu principiile stabilite în Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („Regulamentul general privind protecția datelor” sau „GDPR”).

Pentru realizarea acestui obiectiv, intenționăm să colectăm, folosim și păstrăm datele cu caracter personal ale persoanelor vizate în condiţii de strictă conformitate cu cerinţele impuse de reglementările privind protecţia datelor cu caracter personal.

Această politică explică modul în care putem colecta, utiliza, stoca și/sau dezvălui date cu caracter personal sau informații cu privire la persoanele vizate şi descrie drepturile pe care le aveţi cu privire la datele dvs. personale, în calitate de persoane vizate. Vă invităm să acordaţi câteva momente pentru a citi această politică cu atenţie.

Conţinut

Conceptul de date cu caracter personal
Principiile prelucrării datelor cu caracter personal
Scopul prelucrării datelor dvs. personale
Transferuri internaționale
Dezvăluiri
Terți furnizori de servicii
Actualizarea informațiilor dvs.
Securitate
Perioadele de păstrare
Drepturile tale

Anexa 1

1. Conceptul de date cu caracter personal

„Date cu caracter personal” înseamnă orice informații (electronice sau fizice) privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”). O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Datele personale pot include, de asemenea, şi „categorii speciale de date cu caracter personal” din care putem determina sau deduce sau care se referă în mod direct la originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.

Datele judiciare (inclusiv informațiile privind comiterea sau presupusa comitere a unei infracțiuni, cât și orice sentință sau pedeapsă sau „date cu caracter personal referitoare la condamnări și infracțiuni”) sunt, de asemenea, considerate ca fiind sensibile și pot fi prelucrate de noi, în anumite cazuri .

Vom colecta categorii speciale sau sensibile de date doar dacă acestea sunt strict necesare pentru realizarea scopurilor descrise mai jos. Mai multe informaţii despre când şi de ce am avea nevoie să prelucrăm asemenea date puteţi găsi în Secţiunea 3- Scopul prelucrării datelor dvs. personale.

2. Principiile prelucrării datelor cu caracter personal

Principiile fundamentale de prelucrare a datelor cu caracter personal, edictate de către GDPR, presupun că datele cu caracter personal trebuie:

Prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată („legalitate, echitate și transparență”);
Colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu vor fi prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; („limitări legate de scop”);
Să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
Să fie exacte și, în cazul în care este necesar, actualizate; de asemenea, trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”);
Să fie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; („limitări legate de stocare”);
Să fie prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”).

3. Scopul prelucrării datelor dvs. personale

Leroy va prelucra datele dvs. cu caracter personal în scopuri diverse, astfel cum vom arăta în secțiunile de mai jos.

(i) Prestarea serviciilor juridice

Leroy poate prelucra sau realiza informații și detalii suplimentare despre dvs., în timpul derulării relaţiei noastre contractuale, în scopul prestării serviciilor juridice, precum și în scopuri contabile și fiscale. Ca parte integrată a prestării serviciilor noastre juridice, mai îndeplinim şi sarcini care servesc unui interes public, în legătură cu sistemul de justiție şi cu înfăptuirea justiţiei, prin stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale ale clienților noștri.

(ii) Controlul şi verificarea identităţii, a potenţialelor conflicte, a spălării banilor, cât şi altele asemenea

Astfel de controale şi verificări pot include unele sau toate din următoarele activități:

verificarea identității;
beneficiarul final al dreptului de proprietate asupra unei societăţi sau a altei entităţi legale;
verificarea potenţialelor conflicte de interese dintre dvs. şi oricare alt client existent;
combaterea spălării banilor, a produselor rezultate de pe urma faptelor de criminalitate şi controalele legate de finanțarea terorismului.

Aceste verificări sunt realizate din raţiuni legale, reglementare sau de afaceri şi pot fi reluate pe parcursul desfăşurării relaţiei contractuale. Din acest motiv, este important să ne furnizați toate informațiile și documentele necesare pentru realizarea acestor controale şi verificări, în caz contrar, fiind afectată capacitatea noastră de a furniza serviciile juridice la care ne-am obligat.

(iii) Marketing și dezvoltarea afacerii

Societatea prelucrează informaţii în scop de marketing și dezvoltare a afacerii, precum și ca o parte a administrării generale a relațiilor cu clienții. Putem folosi datele dvs. personale pentru a vă trimite informații prin e-mail sau poștă sau prin intermediul site-urilor sau reţelelor de socializare cu privire la serviciile noastre, evoluțiile legislative şi jurisprudenţiale, broșuri, comunicate de presă, invitații la evenimente, seminare și discuții. În cazul în care un eveniment este organizat sau găzduit într-o locație externă, este posibil să fie necesar să vă dezvăluim datele dvs. personale organizatorului evenimentului sau entităţii unde se va ţine evenimentul. Doar minimul datelor personale necesare în scopul derulării evenimentului vor fi dezvăluite acestor entităţi.

Puteți să renunțați, în orice moment, făcând clic pe butonul „Dezabonare” în orice comunicare trimisă de Leroy către adresa dvs. de e-mail sau prin trimiterea unui e-mail la adresa office@leroylaw.ro.

(iv) Aplicații

În cazul în care aplicaţi pentru un stagui sau un loc de muncă sau în cazul în care căutaţi să colaboraţi cu noi, vom colecta anumite date cu caracter personal, necesare pentru a evalua dacă sunteți pregătit să vă alăturați echipei noastre. Asemenea informaţii se pot referi la datele dvs. de contact și la informațiile conţinute în aplicaţia dvs. (percum cele din CV-ul și/sau scrisoare de motivație/intenție), furnizate de dumneavoastră (percum: istoricul și acreditările, experiența de muncă și posturile deţinute anterior, preferinţe, factori personali motivanţi, recomandări și altele asemenea).

4. Transferuri internaționale

Leroy este o societate de avocatură românească care poate avea, uneori, legături globale. De exemplu, în cazul în care un proiect al unui client acoperă mai mult de o jurisdicție, informațiile trebuie să fie accesate și dezvăluite tuturor entităţiilor implicate sau care lucrează la acest proiect. Prin urmare, datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate în afara teritoriului României (care include transferuri în afara Uniunii Europene („UE”) sau a Spaţiului Economic European („SEE”)) și pot fi accesate de terți.

Leroy se angajează să ia toate măsurile legale de precauţie, cât şi toate măsurile securitate necesare pentru asigurarea securităţii și integrităţii datelor cu caracter personal care sunt transferate entităților terțe, în afara UE, SEE sau în țări care nu sunt recunoscute de către Comisia Europeană ca având un nivel adecvat de protecţie a datelor cu caracter personal.

O listă cuprinzătoare a statelor situate în afara UE sau SEE, care au fost considerate de către Comisia Europeană ca având un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personale, paote fi accesată la adresa https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en

5. Dezvăluiri

Putem divulga datele dvs. cu caracter personal (i) atunci când acest lucru este necesar pentru scopurile descrise în Anexa 1, (ii) dacă acest lucru ne este cerut de legislaţia aplicabilă; (iii) în cazul unei reorganizare sau fuziuni a firmei noastre cu o altă firmă; (iv) dacă considerăm că o astfel de divulgare este necesară în contextul aplicării sau execuării contractului încheiat cu clientul nostru sau a altor contracte, sau pentru a proteja şi apăra, în orice alt fel, drepturile, proprietatea sau siguranţa Leroy; (v) pentru a ne conforma unei proceduri judiciare, unui ordin judecătoresc sau altei obligații legale sau unei anchete guvernamentale sau de reglementare; (vi) cu consimțământul dvs. sau (vii) dacă este necesar pentru îndeplinirea unei sarcini realizate în interes public (ex. ca parte a îndatoririlor noastre şi în interesul sistemului de justiţie şi a înfăptuirii justiţiei).

Dorim să subliniem faptul că Leroy poate face obiectul unor obligaţii de dezvăluire/raportare, în cazul tranzacțiilor suspecte și/sau a altor activități asemănătoare, către autorităţile de regelementare relevante, din perspectia legislaţiei ce privește combaterea spălării banilor, a finanțării terorismului, a utilizării abuzive a informațiilor privilegiate sau a altor asemenea legi. De asemenea, Leroy poate raporta o activitate suspectă de a fi infracţinoală, poliției și altor organe abilitate, dacă este cazul. S-ar putea să nu avem voie să vă informăm în legătură cu divulgarea susmenţionată, anterior acesteia, sau chiar deloc.

6. Terți furnizori de servicii

Leroy va încheia contracte cu diferite entiăţi care furnizează servicii societăţii Leroy, care va adresa în mod corespunzător cerinţele legilor relevante privind protecţia datelor cu caracter personal, în funcţie de situaţia concretă. Aceste entităţi vor fi obligate să utilizeze şi implementeze măsuri de securitate adecvate pentru a proteja datele cu caracter personal. Acestor entităţi le va fi interzisă folosirea acestor date în alt mod decât cel primit la instrucţiunile noastre.

7. Actualizarea informațiilor dvs.

Încercăm în mod constant să asigurăm că datele dvs. cu caracter personal sunt, în cea mai mare măsură posibilă, exacte sau actualizate, cât și complete. În realizarea acestui deziderat, ne adresăm vouă şi vă rugăm să ne acordaţi sprijinul în furnizarea celor mai recente date, inclusive detaliile dvs. de contact şi adresa, precum şi alte informaţii relevante.

Informarea noastră, cu privire la schimbările intervenite la nivelul datelor dvs. cu character personal, poate fi făcută fie prin contactarea persoanei cu care lucrați în mod regulat (partenerul coordinator sau partenerul cu care comunicaţi) sau prin trimiterea unui e-mail la adresa office@leroylaw.ro.

8. Securitate

Datele dvs. cu caracter personal vor fi securizate de noi, prin implementarea unor măsuri de securitate proporționale cu natura sensibilităţii datelor dvs. procesate de noi. În acest scop, implementăm măsuri de securitate fizice, tehnice și administrative adecvate pentru a vă proteja datele dvs. împotriva furtului, pierderii accidentale, modificărilor neautorizate, accesului neautorizat sau accidental, prelucrării, ștergerii, utilizării, dezvăluirii sau copierii sau distrugerii accidentale sau ilegale.

9. Perioadele de păstrare

Societatea va păstra datele dvs. cu caracter personal strict pe perioadele prevăzute de lege, dacă este cazul, sau atât timp cât este necesar pentru scopurile descrise în Secțiunea 3 de mai sus, pentru a stabili, exercita sau apăra drepturile noastre legale sau pentru scopuri de arhivare.

10. Drepturile tale

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi referitoare la datele dvs. cu caracter personal:

dreptul de a accesa datele dvs. deținute de noi;
dreptul de a fi rectificate datele dvs., de exemplu, dacă acestea sunt incomplete sau eronate;
în anumite circumstanțe și sub rezerva legii aplicabile, dreptul de a a obţine restricţionarea prelucrării datelor dvs. sau de a solicita ștergerea acestora;
în anumite circumstanțe și sub rezerva incidenţei condiţiilor legii aplicabile, dreptul de a primi datele dvs. care vă privesc și pe care ni le-aţi furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat (cunoscut sub numele de„portabilitatea datelor”);
în cazul în care ne-ați furnizat informații personale în baza consimțământului dvs. sau în mod voluntar, dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a aduce atingere legalității prelucrării efectuate înainte de retragere;
dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere (site-ul autorității române pentru protecția datelor este http://www.dataprotection.ro/);
de asemenea, aveți dreptul să renunțați, gratuit, cu ocazia oricărei comunicări de marketing din partea noastră, de la a primi asemenea comunicări.

Dacă aveți întrebări legate de această politică sau intenționați să vă exercitaţi drepturile susmenţionate, vă rugăm să ne contactați la adresa office@leroylaw.ro sau la telefon: +40 (21) 223 03 10 / Mob: +40 744 37 45 46 sau prin fax: +40 (21) 223 03 42

Anexa 1

Anexa la Politica de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal:
Informații detaliate privind datele cu caracter personal pe care le colectăm, sursa acestora, de ce este nevoie de acestea și cum le putem folosi.

Nr	Prestarea serviciilor juridice	Datele cu caracter personal	Sursa datelor cu caracter personal	Temeiul legal al prelucrării
1	Prestarea serviciilor juridice	Detalii legate de identificare şi contact. Întâlniri și apeluri la care aţi participat. Implicarea în alte măsuri ca urmare a efectuării, de către Societate, a verificării potenţialelor conflicte. Categorii speciale de date cu caracter personal, dacă prelucrarea este strict necesară pentru prestarea serviciilor juridice.	Direct de la persoana vizată sau furnizate de către un client sau de la altă persoană. Realizate de Societate, în timpul derulării relaţiei contractuale cu clientul.	Contractul, obigaţie legală, sarcină ce deserveşte unui interes public, interes legitim, după caz.
2	Contractul, obigaţie legală, sarcină ce deserveşte unui interes public, interes legitim, după caz.	Detalii legate de identificare şi contact. Categorii speciale de date cu caracter personal, dacă prelucrarea este strict necesară pentru prestarea serviciilor.	Direct, de la client, ca o consecinţă a activităţii Societăţii sau indirect, ca o consecinţă a activităţii judiciare normale (de la adversar, martor sau alţi actori relevanţi implicaţi în activităţile judiciare).	Contractul, sarcină ce deserveşte unui interes public, după caz (în legătură cu sistemul de justiție, prin stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor clienților noștri și ca parte a îndatoririlor noastre cu privire la înfăptuirea justiţiei şi ajutarea sistemului de justiţie).
3	Controlul şi verificarea identităţii, a potenţialelor conflicte, a unor verificări de fond, cât şi altele asemenea.	Detalii legate de identificare şi contact. Categorii speciale de date cu caracter personal, dacă prelucrarea este strict necesară pentru controlul şi verificarea identităţii, a potenţialelor conflicte, a unor verificări de fond, cât şi altele asemenea	Direct, de la persoana vizată sau indirect, din surse terţe, precum: • contacte ale clientului; • registrele publice referitoare la componenţa directorilor şi asociaţilor/acţionarilor unei societăţi; • autorităi/institţii/organismele de reglementare; • departamente și agenții guvernamentale; • căutări efectuate în surse publice de informare.	Contract sau obligaţie legală, după caz.
4	Măsuri de prevenire a spălării banilor şi alte controale reglementare.	Detalii legate de identificare şi contact. Categorii speciale de date cu caracter personal, dacă prelucrarea este cerută de lege. În plus, în funcţie de caz: • activitate şi fapte penale comise; • naţionalitate; • modalitățile de plată și sursa de finanțare / fonduri.	Direct, de la persoana vizată sau indirect, din surse terţe, precum: • contacte ale clientului; • registrele publice referitoare la componenţa directorilor şi asociaţilor/acţionarilor unei societăţi; • autorităi/instituţii/organisme de reglementare; • departamente și agenții; • cercetarea altor surse disponibile în mod public.	Obligaţie legală.
5	Marketing și dezvoltarea afacerii	Detalii legate de identificare şi contact.	Direct, de la persoana vizată sau furnizate de la un client sau din partea altor contacte.	Consimţământ sau interes legitim (nevoie de afaceri (dezvoltarea serviciilor juridice ale Societăţi)).
6	Recrutare	Detalii de contact (asemeni celor de mai sus) şi date furnizate de către candidat.	Direct, de la candidat (stagiar, persoană în cătuarea unui loc de muncă sau a avocaţilor în căutarea unei colaborări).	Consimţământul persoanei vizate.